Millionen Menschen sitzen im Home Office, buchen Webinare und nehmen an Videokonferenzen teil. eLearning und eConferencing: Digitale Techniken, die für viele Berufstätige vor der Pandemie noch exotisch waren, werden zum Normalfall. In der Regel funktioniert nach einiger Aufregung am Anfang auch alles reibungslos. Videokonferenzen haben jedoch auch ihre Tücken, die beachtet werden sollten.

  1. Mit der Technik vertraut machen

    Wenn Sie als Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem Video-Call eingeladen werden, haben Sie keinen Einfluss auf die Auswahl des Tools. Ob mit Zoom, GoToMeeting, MS Teams, Skype oder einer anderen Plattform gearbeitet wird, hängt von IT-technischen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen und Erwägungen Ihres Arbeitgebers ab und entzieht sich Ihrer Entscheidung. Machen Sie sich in jedem Fall aber vor dem ersten Call mit den wesentlichen Funktionen und Features der Technik vertraut. Eventuell gibt es ein kleines Handout oder Tutorial, das per Mail zugestellt wird und die wichtigsten Funktionen vor dem ersten Meeting erklärt. Falls das nicht der Fall ist, informieren Sie sich doch im Internet und schauen Sie sich die von allen Anbietern zur Verfügung gestellten Video-Tutorials an!

  2. Welche Tools gibt es?

    Falls Sie beruflich selbständig sind und Ihre eigenen Mitarbeiter oder auch Kunden zu einem Call einladen, haben Sie die Möglichkeit, sich die Plattform Ihrer Wahl auszusuchen. Einen guten Überblick über verschiedene Tools finden Sie hier.

  3. Den richtigen Tarif wählen

    Bei vielen Plattformen für Videokonferenzen gibt es Kostenlos- bzw. Einsteigertarife, bei denen für kleines Geld ein vernünftiger Funktionsumfang gebucht werden kann. Grundsätzlich bieten Pro- und Premiumvarianten jedoch größere Leistungspakete, die bisweilen anzuraten sind und häufig als Abonnement abgerechnet werden. Die Preise halten sich für gewöhnlich durchaus im Rahmen und reichen, auf den Monat gerechnet, von rund 15,- bis 50,- €.

  4. Teilnehmerzahl und Veranstaltungsdauer beachten

    Achten Sie bei der Auswahl des für Sie geeigneten Tools und des Tarifs auf die Zahl der zuschaltbaren Teilnehmer sowie auf die mögliche Konferenzdauer. Beides sollte Ihren eigenen Plänen und Voraussetzungen entsprechen. Zum Beispiel macht es bei Business-Meetings wenig Sinn, wenn der Call bei der Kostenlos-Variante automatisch nach 40 Minuten beendet wird, und Sie bei längerer Dauer ein neues Meeting starten müssen. Das ist umständlich und wirkt wenig professionell.

  5. Checken Sie Ihre Internetverbindung!

    Die Qualität der Bild- und Tonübertragung ist der eigentliche „Flaschenhals“ für den Erfolg von Videokonferenzen, und die Erfahrung zeigt, dass verschiedene Systeme hierbei sehr unterschiedlich sind. Natürlich hängt die Performance auch von der eigenen Bandbreite des Netzes ab. Daher stellen Sie Ihren Rechner bitte nicht in einem „toten Winkel“ Ihrer Wohnung auf! Insgesamt gesehen lohnt es sich auf jeden Fall immer, verschiedene Plattformen vor der Entscheidung für ein Tool im Freundes- oder Bekanntenkreis zu testen!

  6. Diese Funktionen und Features sollte Ihre Plattform anbieten

    Zum Funktionsumfang eines guten Tools sollte das Screensharing gehören. Damit können Sie Ihren Bildschirm „teilen“, das heißt: Die anderen zugeschalteten Teilnehmer können Dokumente auf ihrem Desktop sehen, die Sie zeigen wollen.Ferner benötigen Sie eine Chatfunktion, mit der wie bei einem Messenger-Dienst während der Videokonferenz Kurznachrichten an Teilnehmer versenden können und – falls Sie der Host, also der Veranstalter des Calls sind –, den Chat generell auch für den freien Nachrichtenaustausch unter den Teilnehmern freischalten können. Auch das Recht, jeweils ihren eigenen Bildschirm zu teilen, sollten Sie als Host anderen Teilnehmern erlauben können.

    Collaboration, also die Zusammenarbeit, ist ein wichtiger Schlüsselbegriff für erfolgreiches Videoconferencing. Zoom bietet hierzu die Nutzung eines Whiteboards. Über die Screensharing-Funktion hat hierbei jeder Teilnehmer Zugriff  auf ein Whiteboard, auf dem er Texte verfassen sowie Zeichnungen und Grafiken erstellen kann. Sein Ergebnis kann er anschließend teilen und den anderen Teilnehmern präsentieren. Damit können Aufgaben gemeinsam erledigt und Projekte bearbeitet werden. Zudem können mehrere Teilnehmer auch gemeinsam und „synchron“ auf einem Whiteboard arbeiten.

    Für einen Workshop, den Sie als Webinar auch über eine digitale Konferenzplattform veranstalten können, ist – je nach Teilnehmerzahl – die Organisation von Gruppenarbeiten von großem Vorteil. Dazu bietet zum Beispiel Zoom sogenannte breaking rooms, denen Sie als Host Teilnehmer manuell oder automatisiert zuordnen können. Auch in der Lehre ist diese Funktion von großem Vorteil!

    Darüber hinaus bieten manche Hersteller weitere Features wie beispielsweise Live-Umfragen unter den Teilnehmern, die jedes Meeting beleben und noch interessanter gestalten können.

    Selbstverständlich können Sie viele weitere digitale Tools zur Belebung Ihrer Videokonferenzen einsetzen. Zum Teil können Teilnehmer der Calls dabei auch ihre Smartphones oder Tablets zusätzlich verwenden. Eine kleine Auswahl lohnender Tools:

    Für Umfragen und Quizzes: www.sli.do

    Für Ideensammlungen („Lernsets“ mit Diagrammen und Schaubildern): www.quizlet.com und www.kahoot.com 

    Für den Einsatz multimedialer Bausteine („Apps“) sowie für Multiple-Choice-Umfragen www.learningapps.org 

    Für die visuelle Darstellung von Ergebnissen in Form von Infografiken: www.easel.lyund www.infograpia.com und www.padlet.com 

  7. Headset, Hintergrund, „On“ und „Off“

    Einige wichtige Hinweise zu Ihrem Equipment und zur Peripherie der Videokonferenz:

    Ich empfehle die Verwendung eines Headsets (Kopfhörer + Mikrofon). Das hat den Vorteil, dass Sie als Moderator leiser sprechen und mit dem Kopfhörer (am besten: binaural, „over the ear“) störende Nebengeräusche in Ihrer Umgebung (Home Office) ausblenden können. Zudem fühlen Sie sich freier in Ihrer Kommunikation.

    Achten Sie auf Ihren Hintergrund. Alle Teilnehmer der „Schalte“ sehen, je nach dem Bildausschnitt und der Fokussierung Ihrer integrierten Computer- oder extern positionierten Web-Kamera, in welchem Raum Sie sich befinden. Platzieren Sie sich deshalb vorteilhaft und zeigen Sie nur das, was Sie auch zeigen wollen. Manche Plattformen bieten auch die Möglichkeit, einen „künstlichen“ Hintergrund einzuspielen. Dies können vorgefertigte Bilder, ähnlich den Bildschirmhintergründen von Rechnern sein, oder eigene Fotos, die natürlich der Situation entsprechen sollten.

    Nicht nur für den Host, also den Veranstalter einer Videokonferenz, sondern auch für die anderen Teilnehmer, ist es angenehm, alle Gesprächspartner zu sehen – und nicht nur zu hören. Mit einem Monitor diskutieren zu müssen, auf dem lediglich die Namen der Teilnehmer zu lesen sind, wirkt befremdlich und verstärkt die „Künstlichkeit“ der Situation. Bitten Sie alle Teilnehmer deshalb, ihre Videoübertragung auf „on“ zu lassen. Der Erfolg zwischenmenschlicher  Kommunikation hat nicht nur mit der Wahrnehmung von Worten, sondern auch sehr viel mit Gesten und Mimik zu tun. Und wenn es jeweils auch nur ein kleiner Bildausschnitt von einer Person ist, den wir erkennen können: Kopfhaltung, Gestik und Mimik bringen zusätzliche Informationen, die wir für das Verständnis von Aussagen benötigen!

    Vergessen Sie nach Unterbrechungen (Pausen) des Meetings nicht, jeweils die eigene Bild- und Tonübertragung zu stoppen und fordern Sie auch die anderen Teilnehmer Ihrer Veranstaltung dazu auf. Denken Sie immer daran, dass Sie „live auf Sendung“ sind und alles, was in Ihrem Raum bzw. aus Ihrer Wohnung zu hören und zu sehen ist, übertragen wird…

  8. Programm planen und Agenda versenden

    Versenden Sie vor Ihrer Veranstaltung eine Agenda mit einem konkreten Programm. Möglicherweise sind Videokonferenzen für Ihre Teilnehmer noch ungewohnt. Teilen Sie deshalb konkret mit, was Sie planen, welche Themen behandelt und diskutiert werden sollen. Implementieren Sie in der Einladung auch die Pausen zwischen den einzelnen Sessions. Viele Menschen empfinden digitale Meetings als anstrengend. Das hängt vor allem mit der erzwungenen visuellen Fokussierung auf einen Bildschirm zusammen. Planen Sie die einzelnen Sessions deshalb nicht so lange wie bei Präsenzveranstaltungen, sondern auf jeweils 45 bis maximal 60 Minuten! Danach sollten Sie Pausen von zehn bis 15 Minuten setzen.Ein weiterer Tipp zur Einladung: Diese kann ruhig auch etwas aufwendiger gestaltet sein, um Lust darauf zu machen. Dazu eignen sich zum Beispiel schöne Vorlagen von Canva, die Sie als PDF versenden können.

  9. Starten Sie locker!

    Seien Sie locker! Stimmen Sie zum Beginn Ihres Video-Meetings alle Teilnehmer auf das vor Ihnen liegende Programm ein, erzählen sie, je nach dem Kreis Ihrer Teilnehmer, eine Anekdote aus Ihrem persönlichen Umfeld, beispielsweise wie Sie ihr Home Office organisieren und vor welchen Herausforderungen Sie selbst stehen. Das schafft eine zwischenmenschliche Note.

    Stellen sie anschließend das zuvor versendete Programm noch einmal mündlich vor und fragen Sie, ob es Anmerkungen oder Wünsche dazu gibt.

  10. Schaffen Sie eine Arbeitsatmosphäre mit Wohlfühlklima

    Da viele Menschen Konferenzen und Meetings on remote wie gesagt anstrengender als Präsenz-Veranstaltungen empfinden, sollten Sie auf viele Möglichkeiten zur Interaktion achten. Bedenken Sie: Sie sind nicht nur in der Rolle des Organisators, Moderators und/oder Vortragenden, sondern auch – bis zu einem gewissen Grad – in der Funktion des „Entertainers“. Das heißt: Sorgen Sie dafür, dass sich Teilnehmer immer auch selbst einbringen können, mitdiskutieren und Fragen stellen. Und: Fragen Sie auch selbst immer wieder nach, ob ein Thema verstanden wurde und ob jemand einen anderen Aspekt anführen will etc.

    Sie wissen: Die Aufmerksamkeits- und Lernkurve beginnt bei Präsenzveranstaltungen nach etwa 45 Minuten zu sinken, nach 60 Minuten liegt sie bei noch etwa 50 Prozent, bei 90 Minuten hört nur noch jeder zehnte Teilnehmer zu. Deshalb gilt bei Videokonferenzen unbedingt der Satz: Weniger ist mehr!

    Dazu gehört auch, dass Sie auf umfangreiche Foliensätze zur Präsentation verzichten sollten. Ein zu langer „Frontalunterricht“ per Video lässt die tapfersten Teilnehmer ermüden. Teilen Sie notwendige Präsentationen deshalb immer in möglichst viele kleine „Häppchen“ von maximal 15 Minuten auf.

  11. Vergeben Sie Aufgaben!

    Um Ihre Teilnehmer kontinuierlich bei Laune zu halten, eignet sich die Vergabe von Aufgaben. Um so besser, wenn Sie ab etwa einer Teilnehmerzahl von zehn Personen Aufgaben in Gruppenarbeiten lösen lassen können. Das erhöht das Interaktionspotenzial der Teilnehmer und macht Spaß! Interessant ist überdies das zum Beispiel bei Zoom im Funktionsumfang eingeschlossene Feature, dass Sie als Host nach der Einteilung der Teilnehmer in Gruppen, selbst jeweils als Gast an den Gruppendiskussionen teilnehmen und Teilnehmer so eventuell coachen können!

  12. Vereinbaren Sie gemeinsame Regeln

    Letztlich, das ist nicht immer zwingend erforderlich, kann aber je nach Zusammensetzung Ihrer Teilnehmer am Meeting hilfreich sein, können Sie sich beim Start der Veranstaltung auf die Einhaltung gemeinsamer Regeln verständigen. Zum Beispiel kann es darum gehen, in Diskussionen den jeweils anderen Teilnehmer ausreden zu lassen. Bedenken Sie, dass die Übertragung der akustischen Signale zumeist um Sekundenbruchteile verzögert „ankommt“. Wer hier dem anderen sofort und/oder ständig ins Wort fällt, sorgt für Nachfragen und Verständnisprobleme.

 

 

 

 

 

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