„Schon wieder ein Meeting?!“ Kaum ein Medienhaus, in dem dieser Klageruf nicht häufig zu hören ist. Kein Wunder, denn im Gegensatz zu externen Veranstaltungen mit Kunden und Partnern werden interne Meetings nicht selten oberflächlich oder überhaupt nicht vorbereitet. Dabei ist Zeit ein knappes Gut und wenn sie Mitarbeitern sprichwörtlich auf den Nägeln brennt, weil sich bei der Besprechung die Themen wieder und wieder im Kreise drehen und nicht zu Ende gebracht werden, sind Frust und Ärger groß. Deshalb zeigen diese zehn Empfehlungen aus der Praxis, wie Sie die Effizienz Ihrer analogen und digitalen Meetings nachhaltig steigern können.

Alle Besprechungen werden fest terminiert. Findet eine Besprechung digital, zum Beispiel als Videokonferenz statt, ist das schon deshalb notwendig, weil sich alle geladenen Teilnehmer pünktlich einwählen sollen. Ihre Mitarbeiter müssen aber auch Face-to-face-Meetings planen und sich darauf vorbereiten können. Vermeiden Sie es deshalb Besprechungen nach dem Motto „Wir sollten uns mal wieder austauschen…“ anzuberaumen. Ausnahme: Außerordentliche und aktuelle Ereignisse, die eine zeitnahe Zusammenkunft erforderlich machen. Zur festen Terminierung gehört auch die Vorgabe einer Uhrzeit, zu der das Meeting beendet sein sollte. Versuchen sie dazu, den Kommunikations- und Diskussionsbedarf einzuschätzen.

Serien-Meetings überprüfen. Selbstverständlich sind regelmäßige Redaktionskonferenzen und Strategiebesprechungen zur Planung und Steuerung der Medienproduktion notwendig. Die Terminierung von Redaktionskonferenzen orientiert sich dabei an den Erscheinungsintervallen der Medienprodukte, und Strategiebesprechungen an der mittel- und langfristigen Gesamtplanung, an der neben der Verlagsleitung I Geschäftsführung und Redaktion zumeist Mitarbeiter aus den Bereichen Produktmanagement, MediaSales und Vertrieb teilnehmen. Vermeiden Sie die Ansetzung weiterer Serien-Meetings, wenn diese nicht wirklich erforderlich sind. Nicht jedes Meeting muss in Serie gehen, außer es handelt sich um zeitlich begrenzte Vorhaben wie die Abwicklung eines Projekts.

Setzen Sie Ziele und fordern Sie Ergebnisse. Besprechungen legitimieren sich am besten durch klar definierte Ziele. Wenn zum Beispiel u.a. über die Gestaltung der Titelseite einer Zeitungsausgabe entschieden werden muss, liegt das Ziel einer Redaktionskonferenz auf der Hand. Jedem Teilnehmer ist klar, warum sich das Team versammelt. Das ist jedoch nicht der Fall, wenn zu einem ergebnisoffenen Austausch eingeladen wird und die Kommunikation dann ausufert. Hierbei stellt sich schnell Frust bei allen Beteiligten ein. Deshalb: Setzen Sie kein Meeting an, ohne in der Einladung auch gleich das Ziel der Zusammenkunft zu kommunizieren. Das fördert den Teamspirit!

Laden Sie immer schriftlich ein. In aller Regel werden Meetings mittel- bis längerfristig geplant. Gut geführte und organisierte Besprechungen sind Milestones im Kalender und geben dem operativen Geschäft Struktur und Orientierung. Darüber hinaus werden diese Termine ernster genommen, wenn eine schriftliche Einladung vorliegt. Meine Empfehlung: Versenden Sie Ihre Einladungen über einen elektronischen Kalender und nicht über Ihren Mail-Account. So erhalten sie automatisierte Teilnahmebestätigungen, die Ihre Organisation vereinfachen. 

Zu jedem Meeting gehören Agenda und Ergebnis-Protokoll. Wie gesagt, Besprechungen kosten Zeit – und mitunter auch Nerven. Damit sich alle Beteiligten rechtzeitig einen Überblick über die Ziele und Inhalte eines Meetings machen können, listen Sie die Tagesordnungspunkte in einer Agenda auf und sorgen dafür, dass ein Mitarbeiter die Meeting-Beschlüsse in einem kurzen Ergebnisprotokoll zusammenfasst. Meine Empfehlung: Alle Besprechungsprotokolle werden kontinuierlich an einer zentralen Stelle gesammelt (elektronischer Dokumentenordner auf dem Server, Intranet etc.). Dann können alle Mitarbeiter (auch jene, die nicht anwesend waren) darauf zugreifen und wissen, was beschlossen worden ist.

Prüfen Sie Ihre Teilnehmerlisten. Bestimmt erfordert nicht jedes Meeting die volle Team-Besetzung. Laden Sie deshalb ausschließlich Mitarbeiter ein, die einen Beitrag zum Thema leisten können und von denen Sie ein Statement erwarten. Mit anderen Worten: Laden Sie Teilnehmer zum Meeting, die das Thema etwas angeht. Andererseits sollten Sie jeweils überprüfen, ob die Teilnahme von Mitarbeitern aus anderen Unternehmensbereichen über das eigene Team hinaus eventuell sinnvoll sein kann, um zu einer gemeinsamen „Sicht der Dinge“ zu kommen. Beispiel:  Eine zeitgemäße multimediale Inhalteplanung sollte bereichsübergreifend organisiert werden. Sie ist das Herzstück jedes Mediums. Daher ist es sinnvoll, Vertreter aller Ziel- und Anspruchsgruppen zur Redaktions- oder Themenkonferenz einzuladen – bei Bedarf also auch MediaSales, Marketing und Vertrieb. Es müssen ja nicht alle Beteiligten die gesamte Zeit über am Meeting teilnehmen; bisweilen genügt die zeitlich begrenzte Teilnahme weiterer Experten. 

In der Kürze liegt die Würze. „Eigentlich ist schon alles gesagt worden, aber wohl noch nicht von jedem…“ Auch dieser Eindruck drängt sich in Besprechungen nicht selten auf, vor allem wenn schon einige Zeit ins Land gegangen ist. Versuchen Sie Ihre Besprechungen deshalb zeitlich knapp zu planen. Damit bauen Sie Druck auf und unterstützen die Ergebnisorientierung. Außerdem sollten zunehmende Redundanzen in Besprechungen ein Signal an den Moderator sein, auf das Ende der Veranstaltung zu drängen. Meine Empfehlung: Trainieren Sie eine stringente Sitzungsführung – arbeiten Sie die Tagesordnungspunkte methodisch ab, dokumentieren Sie Beschlüsse und Ergebnisse, bremsen Sie „Vielredner“ beizeiten ein und ermuntern Sie hingegen jene Teilnehmer, die sich nicht in den Vordergrund drängen, dafür aber eventuell wertvolle Beiträge leisten könnten.

Delegieren Sie die Moderation. Die Teamleitung muss nicht immer die Moderation aller Besprechungen übernehmen. Ganz im Gegenteil: Mitarbeiter fühlen sich eingebunden und wertgeschätzt, wenn Sie Ihnen ab und an (oder sogar in einem regelmäßigen Turnus „reihum“) die Führung von Meetings übertragen. Damit steigen für gewöhnlich die Aufmerksamkeit und die „Ich-Beteiligung“ der Teilnehmer. Achten Sie aber darauf, dass nur jene Mitarbeiter die Moderation übernehmen, die den nötigen Überblick über die Themen, den Respekt der Teilnehmenden und die nötige Autorität und Durchsetzungsfähigkeit haben. Meine Empfehlung: Spendieren Sie einigen Team-Mitgliedern eine Weiterbildung für die Moderation von Veranstaltungen und Besprechungen! Das zahlt sich aus.

Visualisieren Sie Ihre Ziele und Themen. In den meisten Besprechungs- und Konferenzräumen gibt es Flipcharts, Pinnwände oder Whiteboards, die viel zu selten genutzt werden. Dabei könnten sie dazu verwendet werden, die Tagesordnung anschaulich zu präsentieren, komplexere Themen oder Problemstellungen als Cluster oder Cloud zu skizzieren und den Diskussionsverlauf als Mindmap dazustellen. Meine Empfehlung: Großformatige Visualisierungen sorgen für Klarheit und Übersicht – und komprimiert verschriftlichte Ergebnisse lassen sich mit dem Smartphone abfotografieren und als PDF dem Ergebnisprotokoll anfügen!

Sitzen Sie noch – oder stehen Sie schon? Leider rutscht manchen Teilnehmern an Besprechungen regelmäßig der Puls in die Knie, und die Augenlider werden schwer und schwerer… Um das zu verhindern könnten Sie einmal ein Experiment wagen und Ihr nächstes Meeting zu einem „Stehempfang“ umfunktionieren. Laden Sie dazu in einen Besprechungsraum ein, den Sie zuvor mit Steh- oder Bistrotischen ausstatten lassen. Meine Beobachtung: „Stehungen“ machen wach und haben gegenüber Sitzungen einen deutlichen Produktivitätsvorteil; die Meetingdauer verkürzt sich und die Diskussionen unter den Teilnehmern werden in aller Regel dynamischer.

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